‘IN ONS WERK GAAT 80 TOT 90% VIA DE TELEFOON’
Met een dagelijkse business die vooral telefonisch verloopt, ligt de lat hoog voor het telefoniesysteem van HTS Intermodaal. ICT Manager Vincent Heuvelman: ‘In dit werk gaat 80 tot 90% via de telefoon. Onze planners zie je vaak met twee toestellen tegelijk bellen.’ 4COM regelde een passende, nieuwe oplossing voor de uitgediende telefooncentrale: cloudtelefonie via de bestaande internetverbinding van VodafoneZiggo.
HTS Intermodaal zeer tevreden met flexibele telefonie oplossing VodafoneZiggo
HTS Intermodaal coördineert vanuit Gorinchem het transport van zeecontainers vanuit de zeehavens van Amsterdam, Rotterdam en Antwerpen naar het achterland en vice versa. Met name via de binnenvaart, maar ook over de weg. ‘Wij zorgen ervoor dat ladingstromen vanuit het achterland of naar het achterland van deur tot deur worden vervoerd en dat alles volgens plan verloopt,’ aldus ICT Manager Vincent Heuvelman. Het familiebedrijf bedient vooral verladers en grote importeurs in Nederland, België en Duitsland. Hoewel alles in deze sector steeds digitaler wordt,
draait het in het dagelijkse werk van het HTS Intermodaal-team vooral om bellen. ‘Alleen al de contacten met de binnenvaart verlopen nagenoeg volledig telefonisch.’ Een paar jaar geleden liep het bedrijf tegen de grenzen aan van wat er mogelijk was met de 15 jaar oude telefooncentrale. Deze was nog aangesloten met ISDN, bood nauwelijks meer ruimte voor nieuwe nummers en administratieve stromen konden niet worden gescheiden. Kortom: het was tijd voor een nieuwe oplossing voor de vaste telefonie. Heuvelman: ‘Een spannende verandering, waarbij 4COM ons heeft geadviseerd. Zij regelden al onze mobiele telefonie, dus het lijntje was snel gelegd. 4COM kent de binnenvaart heel goed en weet precies wat voor ons belangrijk is.’ Het advies van 4COM: cloudtelefonie over de bestaande internetverbinding via Vodafone Ziggo. Paul van Utrecht, directeur van 4COM:
‘HTS Intermodaal had naast betrouwbaarheid vooral behoefte aan flexibiliteit, en dit was veruit de best passende oplossing. Samen met Vincent Heuvelman ben ik naar het VodafoneZiggo Experience Center gegaan, om te laten zien hoe dit in de praktijk werkt.’ ‘Dat vond ik een grote pre,’ reageert Heuvelman. ‘Want ik had er best moeite mee om de oude, tastbare telefooncentrale weg te doen. Wat krijg je ervoor in de plaats? In het Experience Center konden we ook een kijkje nemen in de zeer professionele Control Room. Dat gaf veel vertrouwen, juist omdat dit zo tastbaar was. Dat voelt toch anders dan een folder of een commercieel praatje over cloudtelefonie.’
BEREIKBAARHEID CRUCIAAL
Van Utrecht: ‘Vervolgens hebben we een aantal keren samen gezeten om een plan van aanpak te maken. Omwille van veiligheid en betrouwbaarheid is de vaste-telefonieoplossing niet geïntegreerd met het IT-netwerk. Ook mobiele telefonie bleef een aparte “kolom”. De dag van het overzetten was een belangrijk moment. Want HTS Intermodaal móest bereikbaar blijven. Wij zijn bij zo’n overgang afhankelijk van twee grote providers. Gelukkig kunnen wij met VodafoneZiggo goede afspraken maken. We krijgen bijvoorbeeld altijd een specifiek tijdstip, zodat we een half uur voordat de knop omgaat nog een laatste keer alles kunnen testen.’
STABIEL SYSTEEM, LAGERE KOSTEN
Dat ging allemaal goed, en inmiddels werkt de cloudtelefonie-oplossing zo’n anderhalf jaar naar volle tevredenheid. Heuvelman: ‘Het systeem is zeer stabiel en de kosten liggen aanzienlijk lager. Op- en afschalen van telefoonnummers gaat gemakkelijk, we zijn daarin heel flexibel. We zijn destijds bij de overgang van twee locaties naar één gegaan en we kunnen de twee nog gewoon administratief scheiden. Verder kunnen gebruikers meer. Zo kunnen er belgroepen worden toegevoegd, bandjes worden ingesteld en doorschakelen gaat heel eenvoudig. Het systeem geeft ons bovendien waardevolle, Nederlandstalige managementinformatie, over het aantal telefoontjes met binnen- en buitenland, snelheid van opnemen en in- en outbound-verkeer. Zo kan het management beter sturen op onze KPI’s. Elk kwartaal krijgen wij een overzicht van 4COM met tips om meer uit onze virtuele centrale te halen en kosten te besparen.’ Goede support is ook onmisbaar, benadrukt Heuvelman. ‘4COM heeft in het begin één-op-één trainingen voor onze medewerkers verzorgd. Hoe werkt het toestel, hoe gaat aan- en afmelden: dat soort praktische zaken. En zij bieden zeven dagen per week, 24 uur per dag een storingsdienst. Het geeft een gerust idee dat er ook daadwerkelijk altijd wordt opgenomen en dat er aan de andere kant van de lijn veel kennis en kunde zit.’
OVERSTAPPEN? ‘DOEN!’
Heuvelman raadt vooral bedrijven die nog gebruik maken van ISDN aan om de overstap naar cloudtelefonie te maken. ‘Alleen al het financiële voordeel is merkbaar voor bedrijven vanaf vijf medewerkers, is mijn inschatting. Maar je moet voor dit project wel de tijd nemen – of maken. Reken op zo’n anderhalve maand een paar uur per week.’ Ook bij 4COM merken ze dat de oplossing goed werkt. Van Utrecht: ‘Alles loopt. Het enige waar we af en toe nog voor langskomen is voor het halen en brengen van hardware.’ Heuvelman lacht: ‘Met ons intensieve telefoonverkeer hebben we nog wel eens behoefte aan een extra toestel. Dat we tot nu toe niet aan de bel hebben hoeven trekken voor iets anders, is een teken dat we erg blij zijn met deze oplossing.’
Meer weten over vaste telefonie voor uw bedrijf?
Heeft u vragen? Of wilt u meer weten over telefonie en internet van 4COM? Laat u op de hoogte stellen van de nieuwste ontwikkelingen door één van onze adviseurs.